Iedereen die ergens veel vanaf weet, loopt vroeg of laat tegen hetzelfde probleem aan.
Voor jezelf is het onderwerp inmiddels logisch. Je kent de termen, uitzonderingen, voorgeschiedenis en alle redenen waarom dingen zijn zoals ze zijn. Daardoor wordt het steeds moeilijker om je voor te stellen hoe iemand naar hetzelfde onderwerp kijkt die er nog bijna niets vanaf weet.
Dat wordt ook wel de vloek van kennis genoemd.
Een financieel specialist kan vergeten dat zijn publiek een bepaald begrip niet kent. Een arts gebruikt een term die voor collega’s heel normaal is, maar voor een patiënt niets zegt. En een beleidsmedewerker begint ergens halverwege het verhaal, omdat de eerste vijf denkstappen voor hem of haar inmiddels vanzelfsprekend zijn.
Complexe dingen eenvoudig uitleggen begint daarom niet met praten. Het begint met kiezen.
De grootste obstakels bij simpel uitleggen
De vloek van kennis
Als je dagelijks met een onderwerp werkt, weet je niet alleen veel meer dan je publiek; je ziet ook verbanden die voor een buitenstaander nog helemaal niet zichtbaar zijn.
Daardoor sla je makkelijk stappen over.
Je vertelt bijvoorbeeld waarom maatregel C nodig is, terwijl iemand eerst nog moet begrijpen wat probleem A is en waarom oplossing B niet voldoende bleek.
Een goede test is daarom om iemand mee te laten kijken die minder voorkennis heeft. Waar stelt diegene vragen? Waar blijkt dat je iets als vanzelfsprekend hebt aangenomen?
Angst voor onvolledigheid
Bij complexe onderwerpen bestaat vaak de neiging om ieder detail veilig te stellen.
“Maar dit geldt alleen als…”
“Hier moeten we eigenlijk ook nog bij zeggen dat…”
“Er zijn nog drie uitzonderingen…”
Al die nuances kunnen inhoudelijk correct zijn. Toch hoeft iemand ze niet allemaal tijdens de eerste uitleg te krijgen.
De vraag is niet: wat weten wij allemaal over dit onderwerp?
De betere vraag is: wat moet iemand nu weten om het onderwerp goed genoeg te begrijpen?
Verdieping kan daarna altijd nog.
Verkeerde aannames over voorkennis
Een uitleg kan ook misgaan doordat je het basisniveau van je doelgroep verkeerd inschat.
Als je te veel voorkennis veronderstelt, sla je stappen over die voor de ander juist essentieel zijn. Schat je het niveau te laag in, dan kan de uitleg onnatuurlijk of betuttelend overkomen.
Daarom is “vermijd jargon” op zichzelf geen bijzonder goed advies.
Stel dat je aan engineers bij ASML uitlegt wat er technisch verandert in een productieproces. Dan hoef je bekende begrippen uit hun vakgebied niet ineens te vervangen door omslachtige eenvoudige taal. Termen die buiten ASML ingewikkeld klinken, kunnen voor die medewerkers juist de meest precieze manier zijn om over hun werk te praten.
Leg je een technisch onderwerp namens een gemeente uit aan inwoners, dan ligt dat anders. Daar kun je niet aannemen dat iedereen dagelijks werkt met termen als omgevingsvisie, mobiliteitsprogramma of gebiedsontwikkeling. Dan helpt het juist om termen uit te leggen of gewone woorden te gebruiken.
Eenvoudig uitleggen betekent dus niet dat je zo simpel mogelijk praat. Het betekent dat je aansluit bij wat de doelgroep al weet.
De essentie niet kunnen kiezen
Voor een expert voelen veel onderdelen belangrijk, omdat ze allemaal onderdeel zijn van hetzelfde systeem.
Toch heeft een uitleg hiërarchie nodig.
Probeer eens één zin af te maken:
Als iemand na deze uitleg maar één ding onthoudt, moet dat zijn dat…
Dat antwoord is nog niet automatisch je hele verhaal, maar het dwingt wel om na te denken over de kern.
Van daaruit kun je bepalen welke informatie iemand nodig heeft om die conclusie te kunnen begrijpen.
Weerstand tegen versimpeling
Soms zit de moeilijkheid niet bij de doelgroep, maar bij de expert zelf.
Mensen kunnen bang zijn dat eenvoudig uitleggen betekent dat ze nuance verliezen, hun onderwerp tekortdoen of minder deskundig overkomen.
Maar eenvoudig is iets anders dan simplistisch.
Je hoeft een ingewikkeld onderwerp niet kleiner te maken dan het is. Je moet vooral bepalen welke complexiteit iemand op welk moment nodig heeft.
Soms is een uitzondering essentieel om het onderwerp goed te begrijpen. Soms is diezelfde uitzondering pas relevant nadat iemand de basis kent.
Gebruik voorbeelden om iets abstracts concreet te maken
Een ingewikkeld begrip wordt vaak begrijpelijker als iemand iets nieuws kan koppelen aan iets wat al bekend is.
Stel dat je moet uitleggen hoe een nieuw digitaal platform werkt. Dan kun je alle functies achter elkaar beschrijven. Maar soms is het duidelijker om één herkenbare gebruiker te volgen:
Fatima meldt zich aan, uploadt haar certificaat, haar werkgever controleert het en daarna kan ze op locatie aantonen dat alles in orde is.
Ineens wordt een abstract systeem een proces dat je kunt volgen.
Voorbeelden werken vooral goed wanneer ze lijken op situaties die de doelgroep zelf tegenkomt.
Een voorbeeld voor een bestuurder hoeft dus niet hetzelfde te zijn als een voorbeeld voor iemand die dagelijks met het systeem werkt.
Metaforen kunnen helpen
Ook metaforen kunnen een moeilijk idee sneller begrijpelijk maken.
Een netwerk kun je vergelijken met wegen. Een buffer met een voorraadkast. Een proces misschien met een estafette waarbij informatie van de ene persoon naar de volgende wordt doorgegeven.
Zo’n vergelijking werkt vooral wanneer één belangrijk principe daardoor sneller duidelijk wordt.
Maar een metafoor hoeft niet op ieder detail te kloppen. Zodra je de vergelijking te ver doortrekt, moet je op een gegeven moment vooral de metafoor zelf gaan uitleggen.
Gebruik een metafoor dus om iets op gang te helpen, niet om het hele onderwerp te vervangen.
Soms kun je beter laten zien wat je probeert uit te leggen
Niet ieder ingewikkeld onderwerp wordt begrijpelijker door nóg een alinea tekst.
Vooral bij processen, systemen, tijdlijnen en oorzaak-gevolgrelaties kan beeld veel werk overnemen.
Stel dat vier organisaties informatie met elkaar uitwisselen. Je kunt in tekst beschrijven wie welke informatie naar wie stuurt, wanneer dat gebeurt en wat er daarna mee gebeurt.
Maar met vier blokken en een paar pijlen is de basis soms binnen enkele seconden duidelijk.
Hetzelfde geldt voor een verandering door de tijd:
dit is de huidige situatie → dit probleem ontstaat → hierdoor moeten we iets aanpassen → zo werkt de nieuwe situatie.
Beeld is dan niet alleen versiering. Het draagt een deel van de uitleg.
Daar komen verhaal, beeld en animatie samen
Bij animatie kun je taal, voorbeelden, beeld en volgorde combineren.
Dat is vooral interessant wanneer je een ingewikkeld onderwerp vaker moet uitleggen.
In plaats van dat vijf collega’s ieder hun eigen versie van het verhaal vertellen, kun je één keer goed nadenken over de uitleg. Wat moet iemand eerst weten? Welke termen kunnen we gebruiken? Waar is een voorbeeld nodig? Welke informatie kunnen we beter tekenen dan beschrijven? En in welke volgorde wordt het logisch?
Die keuzes leg je vervolgens vast in een script en storyboard.
Daarna heb je een uitleg die je opnieuw kunt gebruiken bij een presentatie, op een website, tijdens onboarding, in een training of als voorbereiding op een gesprek.
Animatie is dus niet automatisch de beste vorm voor ieder complex onderwerp. Soms is een schema, praatplaat, interactieve uitleg of gewoon een goed geschreven pagina praktischer.
Maar wanneer volgorde, verhaal en visuele verbanden tegelijk belangrijk zijn, kan animatie juist veel van die onderdelen bij elkaar brengen.
Samengevat
Een ingewikkeld onderwerp eenvoudig uitleggen draait niet om moeilijke informatie “makkelijk” laten klinken.
Je moet eerst bepalen wat iemand werkelijk moet begrijpen. Daarna kijk je naar de voorkennis van de doelgroep, kies je welke details noodzakelijk zijn en zoek je naar voorbeelden, metaforen of beelden die het verhaal makkelijker te volgen maken.
Soms is tekst genoeg. Soms zegt een eenvoudig schema meer dan drie alinea’s. En als een onderwerp regelmatig opnieuw moet worden uitgelegd, kan animatie een goede manier zijn om één keer zorgvuldig na te denken over taal, verhaal, beeld en volgorde en die uitleg daarna steeds opnieuw te gebruiken.
Eenvoudig uitleggen betekent uiteindelijk niet dat je een complex onderwerp minder serieus neemt. Het betekent dat je goed genoeg begrijpt wat belangrijk is om te kunnen bepalen wat iemand eerst moet weten en wat nog even kan wachten.
Lees verder over het uitleggen van complexe informatie.
Wie ingewikkelde informatie gaat uitleggen, moet meestal ook keuzes maken over de verhaallijn, de rol van beeld en wat buiten de eerste uitleg blijft. Hier kun je die onderdelen verder uitwerken.