Een veiligheidsregel kan op papier volkomen duidelijk zijn en in de praktijk toch nauwelijks iets veranderen.
“Draag persoonlijke beschermingsmiddelen.”
“Blijf buiten de gemarkeerde zone.”
“Controleer de installatie vóór gebruik.”
De medewerker kan die regel misschien letterlijk herhalen. Maar weet diegene ook waarom die regel bestaat, wanneer het risico ontstaat en wat er in een afwijkende situatie moet gebeuren?
Daar zit het verschil tussen een regel kennen en veilig kunnen handelen.
Begin bij de situatie, niet bij het reglement
Veiligheidsinformatie wordt al snel een verzameling voorschriften. Zeker wanneer juristen, veiligheidskundigen en verschillende afdelingen allemaal iets moeten toevoegen, ontstaat een lang document waarin bijna ieder denkbaar risico wordt genoemd.
Dat document kan nodig zijn.
Maar het is niet automatisch de beste eerste uitleg voor iemand die morgenochtend op een bouwplaats, in een magazijn of naast een machine staat.
Begin liever met herkenbare situaties. Waar kan het misgaan? Wat ziet iemand op dat moment? Welke handeling voorkomt het risico?
Stel dat iemand een bepaalde zone niet mag betreden terwijl een machine in gebruik is. Alleen een verbodsbord vertelt wat niet mag. Een goede instructie laat ook zien waar de zone begint, waarom daar gevaar ontstaat en wat iemand moet doen als hij er toch moet zijn.
Dan krijgt de regel betekenis.
Maak ook duidelijk wat iemand moet doen als de veilige werkwijze niet uitvoerbaar is: het werk stoppen, hulp vragen of de situatie melden via de afgesproken route.
Gebruik de praktijk als reality check
Mensen die dagelijks met machines, voertuigen of processen werken, zien soms dingen die vanuit een kantoor niet zichtbaar zijn.
Een procedure kan op papier veilig lijken, maar in de praktijk betekenen dat iemand een onhandige omweg moet maken, een beschermkap niet goed kan bereiken of tijdens een bepaalde handeling juist een nieuw risico creëert.
Als medewerkers daar opmerkingen over maken, is dat niet automatisch weerstand tegen regels.
Het kan belangrijke praktijkkennis zijn.
Betrek daarom mensen van de werkvloer bij de uitleg. Loop een situatie samen door en vraag bijvoorbeeld: “Wat gebeurt hier normaal gesproken echt?” en “Op welk moment gaat dit in de praktijk meestal mis?”
Daarmee verbeter je niet alleen de communicatie. Soms ontdek je dat de instructie of zelfs het proces zelf moet worden aangepast.
Laat de uiteindelijke instructie altijd controleren door de veiligheidskundige of een andere inhoudelijk verantwoordelijke. Heldere communicatie mag de geldende veiligheidsregels verduidelijken, maar niet onbedoeld veranderen.
Houd rekening met taal, ervaring en cultuur
In meertalige werkomgevingen, zoals een bouwplaats, werken vaak mensen van verschillende bedrijven, met verschillende opleidingen en verschillende moedertalen.
Een lange Nederlandse instructietekst is dan niet voor iedereen even bruikbaar.
Beeld kan helpen, maar ook daarbij moet je opletten. Een pictogram dat voor de veiligheidskundige vanzelfsprekend is, hoeft voor iemand anders niet automatisch dezelfde betekenis te hebben.
Gebruik daarom taal die past bij de doelgroep, ondersteun belangrijke handelingen waar mogelijk visueel en controleer of de uitleg goed is overgekomen.
Niet door alleen te vragen:
“Is het duidelijk?”
maar bijvoorbeeld:
“Wat doe je als deze situatie zich voordoet?”
of:
“Kun je aanwijzen waar je hier wel en niet mag staan?”
Dan ontdek je veel sneller of iemand de instructie daadwerkelijk kan toepassen.
Laat risico’s zien die moeilijk zichtbaar zijn
Sommige gevaren zijn onmiddellijk duidelijk. Je hoeft weinig uit te leggen over het risico van een vallend zwaar voorwerp.
Andere risico’s zijn veel abstracter.
Denk aan gas dat je niet kunt zien, een elektrische spanning, straling, een datalek of een onveilige situatie die pas ontstaat nadat meerdere stappen verkeerd zijn gegaan.
Juist daar kan visualisatie veel toevoegen.
Met animatie kun je bijvoorbeeld een onzichtbare gaswolk zichtbaar maken, laten zien hoe een gevaarlijke zone rond een machine ontstaat of stap voor stap volgen hoe een kleine fout uiteindelijk tot een onveilige situatie leidt.
Je kunt ook situaties laten zien die je voor een filmopname liever helemaal niet in het echt zou naspelen.
Dat maakt animatie bij veiligheidscommunicatie interessant: je kunt het risico zichtbaar maken zonder het risico daadwerkelijk te creëren.
Waarom een getekende animatie goed kan werken
Veiligheidsuitleg hoeft niet altijd één specifieke locatie exact na te bouwen.
Bij een getekende of whiteboard animatie kun je juist de onderdelen benadrukken die voor de regel belangrijk zijn. Een heftruck is duidelijk een heftruck. Een bouwplaats is duidelijk een bouwplaats. Maar een rommelige achtergrond, merk van een machine of kleur van een hek hoeft geen aandacht te krijgen als die informatie niet relevant is.
Dat helpt om de blik te sturen.
Je kunt bijvoorbeeld eerst een normale werksituatie laten zien, daarna het gevaar introduceren en vervolgens precies voordoen welke handeling van de medewerker wordt verwacht.
Situatie → risico → veilige handeling.
Bij i-LOP gebruikten we animatie en een praatplaat om veilig werken op de bouwplaats begrijpelijk uit te leggen. Juist bij zo'n onderwerp is het waardevol dat dezelfde basisuitleg steeds opnieuw kan worden gebruikt voor verschillende mensen die op een project komen werken.
Herhalen is niet hetzelfde als steeds hetzelfde handboek sturen
Veilig gedrag ontstaat meestal niet na één uitleg.
Een instructie bij de start kan nodig zijn, maar een regel die maanden later relevant wordt is tegen die tijd misschien alweer weggezakt.
Daarom helpt het om belangrijke veiligheidsinformatie op verschillende momenten terug te laten komen. Een animatie tijdens de introductie, een praatplaat in de keet, een korte reminder rond specifieke werkzaamheden of een bespreking tijdens een toolbox.
Welk moment geschikt is, hangt af van de informatie. Algemene toegangsregels, de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) en een poortinstructie horen bij de onboarding van iedereen die voor het eerst op een locatie komt. Een LMRA, de Laatste Minuut Risico Analyse, vindt juist vlak voor het werk plaats en helpt om risico's in de actuele situatie te controleren. Noodprocedures moeten vooraf bekend zijn, maar ook snel terug te vinden en herkenbaar blijven wanneer iedere seconde telt.
Dat hoeft niet iedere keer dezelfde complete uitleg te zijn.
Juist door onderdelen opnieuw op het juiste moment onder de aandacht te brengen, blijft veiligheidsinformatie dichter bij de praktijk.
Samengevat
Veiligheidsregels duidelijk uitleggen betekent meer dan voorschriften korter opschrijven.
Laat zien welke situatie gevaarlijk kan worden, waarom dat zo is en wat iemand concreet moet doen. Gebruik taal en beeld die passen bij de mensen die ermee moeten werken en betrek de werkvloer bij de uitleg, zodat de instructie ook in de praktijk uitvoerbaar is.
Animatie kan daarbij helpen om handelingen stap voor stap te tonen, onzichtbare risico’s zichtbaar te maken en gevaarlijke situaties uit te leggen zonder ze echt te hoeven nabootsen.
En uiteindelijk is de beste veiligheidsuitleg niet de uitleg die iemand woord voor woord kan herhalen, maar de uitleg waardoor iemand op het juiste moment herkent wat er aan de hand is en veilig handelt.
Lees verder over veiligheidscommunicatie.
Veiligheidscommunicatie werkt pas wanneer uitleg, oefening en de werkomgeving hetzelfde gedrag ondersteunen. Deze pagina’s gaan verder in op de vorm, toepassing en visuele uitwerking.